行政事业财务报销制度

财税学习园地原创文章：作者 ZYF1946

第一部分总则

第一条:为了加强各项日常费用开支的管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，明确审批权限，减少不必要的环节，开支必须遵循"计划总额控制”、“先申报、审批、后支出、报销”的原则，特制定本制度。

第二条:本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，本制度所指费用包括通讯费、市内交通费、差旅费、业务招待费、办公费、日常公用经费等。

第三条:本制度适用单位全体员工。

第四条借款管理规定

(一)出差借款:出差人员按照单位规定额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二)其他临时借款，如业务招待费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则_上不允许跨月借支。
(三)对于日常发生的办公用品购置、维修车辆、车辆加油、食堂用品购置及维修等以及前述无法包涵但属于日常管理性费用支出的，在对应费用相关事项发生前，必须办理借款手续，借款人员费用发生后应及时报账，做政府采购。(办公用品购置原则上应集中购买，集中管理)。
(四)借款销账规定:

(1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐;

(2)借款人原则上应在5个工作日内办理销帐手续。特殊情.况无法事前办理借款审批手续的，必须在对应事项发生后2个工作日内补办手续。原则上一事一申请，不得合并申请。

(五)各项借款应提前一天通知财务部备款;无借款审批单的财务不予付款。
(六)借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还者转为个人借款从工资中扣回。.
(七)每年12月31日前，各类备用金、周转金、业务费等借款人必须将所借款全额结清，下一年度再重新核定并办理手续。
(八)公司实行前款不清后款不借的原则。
第一条借款流程
(一)借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)。
(二)审批流程:

(1)低于一万元的:经办人签字→部门]负责人审核签字→主管签字、审批。
(2) 超过一万元的审批流程:大额审批单→经办人签字→部门]负责人审核签字→主管签字、审批。
(三)财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第二部分日常费用报销制度及流程

1、日常费用包括差旅费、电话费、车辆费、办公费、低值易耗品、业务招待费、福利费等。在一个预算期内，各项费用的累计支出原则上不得超过预算。报销时应根据费用性质填写对应单据,注明附件张数，金额大小写必须一致不得涂改，简述费用内容或事由。
2、费用报销流程:报销人整理报销单据并填写费用报销单，签字-→部门]负责人审核签字→主管签字、审批
4、差旅费报销制度及流程
(1) 定义:差旅费包含交通费、住宿费、伙食补助、其他相关费用。
(2)执行原则:差旅费支出实行“先申请、审批、再报销”的原则，住宿费实行限额凭票据实报销的办法，节约不补，超额自负。住宿费用、伙食补助按出差的实际天数采取"算头不算尾”的办法计发。
(3) 出差申请:出差人员应详细填写《出差审批单》，按照差旅费借款标准及出差天数计算借款金额，填写《借款申请单》注明事由，出差计划等，按审批程序逐个签批后，并经各级领导审批后交财务部审核，符合借款标准后付款给借款人。

(4)差旅费报销流程:
原则上出差人员在出差返回后5日内按照财务部报销流程办理报销手续
(4.1) 填写《出差报销单》，需填写出差人员姓名、填报日期、出差事由、出差期间起止时间、天数、交通费、住宿费、伙食费及其它。报销共计金额，附件张数。
(4.2)粘贴费用单据:将各类票据按类别分类整理，依次粘贴，其中交通费，住宿费，伙食费集中粘贴，其他费用单独粘。
(4.3)按照报销审批权限办理审批手续,
(4.4)各部门]应严格执行审批与报销。
报销流程:经办人签字→部门]负责人审核签字→主管签字、审批
5、车辆费用报销制度:
车辆维修必须事先进行申请，并对
需保养维修车辆所需费用进行预算，填制《车辆维修保养申请单》经公司审核批准后方可实施维修保养。维修过程中发现有新的维修项目时，需请示维修项目费用追加批准后才予报销;
(2)车辆加油持公司加油卡的，财务部门于每月按公司核定标准将油卡充值后，将不再报销其他形式的燃油费用;
(3) 因公出差前需填写公司《用车申请单》，回程后将过路费等发票一起填报,如无经批准的，其行驶费用由责任人自理;
(4) 车辆保养、维修应由专人负责，由行政部建立台账。
报销程序：经办人签字→部门]负责人审核签字→主管签字、审批。出纳报销。
6、电话费用报销制度:
(1) 电话费用包含办公用座机费、网络使用费、手机费;
(2)公司固定电话费、网络使用费由办公室统一办理缴纳并履行报销程序。
报销程序:经办人签字→部门]负责人审核签字→主管签字、审批。出纳报销。
7、办公费用报销制度
(1)为了合理控制费用支出，办公费、低值易耗品等费用由公司行政部集中购置,统一管理。
报销程序:经办人签字→部门]负责人审核签字→主管签字、审批。出纳报销。

特别说明:办公用品的采购归口单位为行政部,行政部负责用品采购、分发、管理;行政部应做好办公用品的采购和供应工作，保证公司正常需要。
各部门在行政部领取本部门]所需物品应配合行政部做好登记工作。
8、业务招待费报销制度
(1) 因公需要招待客户、关系单位的餐费、娱乐费、礼品费等需要先填写《招待费用申请表》，由招待部门门]经办。
报销程序:经办人签字→部门]负责人审核签字→主管签字、审批。出纳报销。
(2)用于招待客人的茶叶、烟、酒、以公司名义制作的纪念品、礼品等统一由行政部订做、保管、发放。各部门]需用领取时，按有关规定填写《领用单》办理另有手续。
(3)公司实行单笔报销制度，即一事一贴一审核，按照权限逐级审批报销的方法。严格控制招待费的发生，并坚持"必须、合理、节约”的原则。
报销程序:经办人签字→部门]负责人审核签字→主管签字、审批。出纳报销。

第三部分工薪福利及相关费用支出制度及流程

工薪福利等支出包括工资、临时性补贴、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
一、工资支付流程: (1) 每月07号前有行政部将_上月由主管审批过后的考勤表(含人员变动、额度变动、社会保险、临时工资、扣款)交到财务;
二、财务部根据考勤表编制工资表;
三、按照工资审批程序审批。每月07号前由财务部通过银行代发等形式支付工资。
四、社会保险金的支付流程:由行政部将公司应负担费用造表后由单位负责人、主管审批后交由财务部进行银行转账支付。并由专人到社保局领取专用收据并按照报销流程进行核报。
五、其他福利费支出由行政部按审批之后的支付标准购买后并及时填写报销单-→:经办人签字→部门]负责人审核签字→主管签字、审批。报销单交由财务部办理报销手续。

第四部分其他支出的财务报销制度及流程

其他支出包括购置固定资产、各类软件、咨询费、广告宣传费及其他费用等
(1) 购置前需要按照公司规定填写《购置物品申请单》并按审批程序报批。
(2)购置申请批复后，由使用部门将资产验收无误后，经办人凭发票，验收单等资料办理出入库手续后，按规定填写报销单，财务部审批后的报销单付款，需提前借款的应按照借款审批手续办理。
第六部分报销时间的具体规定
为了协调公司对内、外的业务工作安排,方便员工费用报销，财务部经报销时间具体安排如下:
财务报销:公司财务部每周检查报销单。未及时递交到财务部的将顺延到下个报销日。

备注：

差旅费交通费标准说明:

1、公司安排用车的报销车辆用油、过路费、停车费。
2、单程超过6小时以.上的出差，可乘坐卧铺、高铁等。
3、乘火车出差的员工，因任务紧急来不及提前订票的，订票费不能超过30元。
4、跟随.上级领导一同出差的，可与职务最高者入住同一酒店。员工出差期间因业务需要乘坐出租车的，应在报销单上写明。