财务部合同管理制度

财务部合同管理制度

第一条  目的

为配合*****公司合同管理制度，维护公司合法权益，根据财务部门工作的实际情况，特制定本办法。

第二条  管辖范围

本制度管辖范围为公司一切经济合同，包括但不仅限于以下合同：

1、      商品房预(销)合同；

2、      建设工程承包合同；

3、      设备材料采购合同；

4、      各类服务采购合同（含广告）；

5、      与政府部门签订的土地出让和其他配套合同；

6、      借款融资合同；

7、      保险合同；

8、      包销合同；

9、      其他各类经济合同。

第三条  合同管理的一般规定

1、  各公司所有经济合同在签订之后（含销售合同）应及时将合同原件报备公司财务部。各部门如有进行合同修改或订立补充合同的，应及时将补充合同或更改后的原件报备财务部。

2、  各公司主办会计为该公司所有经济合同的保管责任人，对所保管的合同负全部责任，所有合同原件不得遗失、损毁，否则视情节轻重进行相应处罚。

3、  所有合同原件在移交的过程中均应由双方在移交表上签字确认。

4、  经济合同是财务部收付款的重要依据，对于合同项下的款项收支，主办会计应严格审核，按合同办理。

5、  合同项下的付款审核：

财务部支付款项必须履行合同付款程序，在合同范围之内款项按照公司的费用报销及成本开支管理制度的付款流程审核，超出合同金额之外的一般费用开支须由相关部门提交说明，成本开支方面的必须提供《工程付款签证单》，并经总经理批准。

6、  合同外借程序：财务部所有的合同原件一般不得外借，如遇特殊情况外借的，须由经办人员提出申请，注明用途、出借日期及归还日期，经部门经理及公司总经理同意后，方可外借。待合同归还后，财务人员做好该合同与原预留复印件的核对，以免外借合同变更或损毁造成公司损失。

7、         公司审计部门对经济合同的保管，合同的履约情况进行不定期的审核，审核结果作为财务人员绩效考核的重要内容。

第四条、 合同保管人员职责范围

1、  合同保管人员接到合同原件后，应将其复印，复印后将正本合同进行统一编号并存档，副本用作付款审核的相关依据；

2、  负责贴制合同印花税；

3、  了解合同订立的事项、内容，熟悉该笔经济业务的缘由。对合同的履约情况进行跟踪了解；

4、  参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作；

5、         对合同违约或超进展付款的情况应及时向公司管理层汇报。