出差及其费用报销管理制度

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出差及其费用报销管理制度

为规范公司及部门的业务出差行为,相关费用的支出和报销程序管理,维护公司的利益和各项业务工作的顺利进行,本着勤俭节约、实事求是、合理使用的原则,特拟定本规定。

1.出差申请及核准

1.1公司各部门安排业务出差,必须根据相关工作计划进行,出差前要填写《出差申请单》,详细说明出差的工作内容和目的、到达的地点、时间、行程路线以及可能发生的异地停留的时间等,经主管部门经理或总经理审核批准后方可安排出差;否则,不按公司规定申请出差者,财务不给予暂支款和报销,且外出期间考勤依照公司人事制度有关规定处罚。

1.2员工凭核准的《出差申请单》交付公司行政部门作考勤备案,凭公司主管领导批准的《暂支单》和核准的《出差申请单》(复印件即可)到财务部进行差旅费暂支。

1.3公司员工外出参加会议的,由会议主办单位出具会议费用证明,凭会议通知、《出差申请单》,经相关领导批准方可参会。

1.4如出差内容发生变化,应及时通知相关部门进行备注,如:行程及出差时间调整必须及时通知上级领导及公司相关部门;取消出差安排必须马上到财务部退还暂支款项等。

1.5出差人员途中因公务、疾病或其它不可抗力因素导致返期延误必须延长滞留时间的,需经总经理批准,未经批准不得借故延长出差期,否则不予报销差旅费,并依情节轻重给予纪律处分。

2.差旅费暂支要求

2.1因公司业务出差需暂支款项,必须填写《暂支单》,说明业务事由及其暂支款用途和开支计划,按公司《费用报销制度》要求进行审批。

2.2因公业务出差的暂支款可以参照以下公式计算暂支款费用,暂支费用不应超过报销标准：

可能出差的天数*(住宿标准+每天伙食和市内交通标准)+往返交通费。

2.3出差人员在返回公司后要在三日之内,进行暂支款项的报销和还清暂支款,未及时核销暂支款的,按公司《费用报销制度》有关规定处理,情节严重者扣发当月工资。

3.出差费用报销要求

3.1出差费用报销范围包括:往返交通费、住宿费、伙食费、市内交通费等,以及事先批准的招待费项目。员工在出差期间,因非工作需要产生的费用,均由个人自理,不予报销。

3.2范围内各项出差目费用必须按照公司《费用报销制度》有关规定予以执行和报销,并以第4条“出差费用报销标准”为限,限额內按实报销,超支自付。

3.3交通工具

3.3.1员工到外地出差,应按公司事先批准要求搭乘交通工具;若确因工作需要变更交通工具的,必须获得公司领导的批准,所有出差费用的报销必须按公司财务费用报销规定进行方可报销。

3.3.2员工出差尽量选择夕发朝至的火车和汽车,节省费用。乘座火车、汽车,从晚上8点到次日早晨7点之间,在车上过夜6小时以上或连续乘车超过12小时的,可以报硬卧火车票或卧铺汽车票;乘座轮船的,可报三等舱;乘座飞机必须经公司总经理特准(包括副总经理以下人员),限定为经济舱机票。

3.3.3往返交通费必须凭票报销(包括:订票费、保险费等票据)。

3.3.4自驾车辆或使用公司车辆出差可报销油费、路桥费、停车费,不再报销往返交通费和市内交通费。

3.4 住宿费

3.4.1住宿费必须凭票报销。

3.4.2外出参加会议(包括培训)提供住宿的,或接待方提供住宿的,不再报销住宿费。

3.5出差伙食、市内交通费

3.5.1出差伙食、市内交通费不分途中和住宿,按实际出差天数计算报销超过12小时按一天计算。

3.5.2当天有应酬报销者,不再报销当天的伙食费;出差地或接待方提供伙食的,不得报销伙食费;外出参加会议(包括培训),已享受会议(包括培训)提供伙食及市内交通的,不再报销。

3.5.3员工出差陪同客人,食宿费用由客方开支的,不得再报销相关费用。

3.6跟随领导出差,确属特殊情况食宿超标的,必须经总经理核准后方可报销,领导已经报销的,随同人员不得再累计报销食宿费。

3.7出差人员不得利用出差机会外出旅游、探亲，应严格按出差报告中计划的行程执行，特殊情况发生行程变化，必须上报公司领导批准，否则，按违规处理，将视情节给予一定的处罚。

3.8员工出差应按常规路线乘座交通工具，不得绕道。如因绕道产生的车船费用。不得报销。绕道占用的时间不得享受包干费用。如因不可抗力的特殊原因需绕道的，需经请示董事长批准后方可报销。

4.差旅费标准

差旅费在以下限额内按实报销，超支自付。

4.1省内及相类似省份标准

4.2一线城市标准

4.3到特殊地区及经济特区出差，出差前上报总经理批准后，可以进行适当的超标报销。

5.业务招待费报销标准

5.1公司相关部门因业务需要，必须进行业务招待的，所有业务招待必须经公司总经理批准，不得事后报批，并根据核定标准进行开支。

5.2所有费用开支必须由公司领导进行审批后，由公司财务部按规定进行有效票据的审核。

5.3业务招待费标准(出差以外其他事项发生业务招待也参照下表执行)

接待项目	接待分类	对方人员范围	接待人员	接待标准	招待费报销审批权
餐饮 (含娱乐)	政府主管部门，总代一级供应商、重要客户	主管领导、重要对接人员	公司高层或指定专人	综合接待费用应控制在1000元以内，最高上限为2000元	招待费不论金额大小，均需按公司费用报销制度报总经理审批方可报销
	一般供应商、客户	部门负责人，重要对接人员	公司部门领导或指定专人	综合接待费用应控制在500元以内，最高上限为1000元
	其他	临时性接待，-般人员接待	相关部门负责人，或工作对接人	综合接待费用应控制在300元以内，最高上限为500元。
住宿	政府主管部门，总代一级供应商、重要客户	主管领导、重要对接人员	公司高层或指定专人	实报
	一般供应商、客户	部门负责人，重要对接人员	公司部门领导或指定专人	一般300元、一线城市500元
	其他	临时性接待，-般人员接待	相关部门负责人，或工作对接人	一般180元、一线城市300元
说明：任何接待，都必须实行先申报后执行的要求，违者，一切费用自理。

8.附则

8.1本规定自总经理签发之日起执行，XX有限公司拥有对本规定最终的解释和修订权。

8.2出差申请审批表

出差申请审批表

所属项目：

部 门		姓 名		职 务
出差人数及事由
出差时间			出差地点
经费预算	1、往返交通费: 天， 元/天， 元; 2、住宿费: 天， 元/天， 元; 3、伙食费: 天， 元/天， 元; 4、市内交通费: 天， 元/天， 元; 5、招待费: 招待人员: 计划招待金额: 元。
申请暂支经费	是否需要暂支: 是 否 暂支金额: 元
部门意见：		总经理：		财务：

说明：以上规定报销须注明所属项目，同时有三位股东的签字确认，并有相应的发票或税务部门认可的行政收费收据，如无发票或行政正规收据的，经公司领导批准报销后，出纳在报销时：有票部份按实际支付，无票部份直接扣无票对应金额的25%作为公司所得税税金后支付，25%未付部份由报销人员自行承担。

全体股东签名：

日 期：

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